Trabajando con OfficeE 365 y Exchange Server: Qué son y por qué escogerlos

El correo electrónico es algo que hoy día se ha convertido en herramienta de trabajo básica para cualquier usuario de cualquier empresa.
Todos nosotros pasamos cierto tiempo leyendo y contestando correos, correos que a veces pueden contener archivos adjuntos.
Por estos motivos hoy día es indispensable contar con un servidor de correo corporativo, pero esto tiene sus desventajas:

Inconvenientes de tener un servidor de correo propio

• Poca tolerancia a fallos: A no ser que se tenga un segundo servidor de correo en espejo (lo cual suele ser muy poco habitual), solo suele haber un servidor en la empresa por lo que si por alguna razón hay un caída se deja de tener servicio hasta que el servidor se restablezca.
• Coste de instalación y mantenimiento: Debido a las necesidades de este servidor, será necesario tener una máquina dedicada a dicho servicio. Esta puede ser física o virtual, pero ya es necesario de al menos un servidor en un pequeño o gran CPD, con el consecuente gasto que esta instalación conlleva. Y todo esto sin contar el gasto de tiempo en mantenimientos y actualizaciones del servidor, además de tener personal cualificado para su supervisión.

Debido a esto se nos presenta una nueva opción a los servidores propios: Office 365 de Microsoft.

¿Qué es Office365?

Todos conocemos la suite ofimática Office de Microsoft (Word, Excel, Access, Outlook, InfoPath, OneNote, etc.), pues Office 365 no es más que esa suite ofimática pero completamente online.

¿Y entonces que tiene que ver esto con el servidor de correo? Aquí es donde entra Microsoft Exchange Server.

¿Qué es Exchange Server?

Exchange es un servidor de comunicación basado en el correo electrónico de colaboración empresarial. Las licencias de Exchange se pueden adquirir en Microsoft y sus distribuidores.

Un servidor Exchange se puede implementar a nivel local o usando una licencia para usar Office 365, y esta última opción es nuestro caso.

¿Por qué usar Office365 con licencias de Exchange Server?

La respuesta a esta pregunta es sencilla: por versatilidad y bajo coste.

¿Bajo coste? Así es, las licencias de Exchange Online tienen un coste de 4,13€ a día de hoy, y duran 1 año.

¿Versatilidad? Sí puesto que con esto no es necesario tener office con outlook instalado en el equipo puesto que se puede consultar desde la web online de Office365 que podéis consultar aquí. Aunque comentaros que el outlook en la máquina local tiene más herramientas que la versión online, aunque esta última la están actualizando con mayor contenido cada vez.

Si contratamos esta opción podremos tener lo siguiente:

• Dominio propio para la empresa: Esto suele tener un coste adicional que va desde los 20-50€ anuales aunque si ya disponemos de uno propio, desde Microsoft nos lo pueden implementar en Office 365.
• Tantos usuarios como queramos: A un coste de 4.13€/año por licencia.
• Acceso online total: Acceso completo a outlook online para la consulta, gestión y envío de correos.
• Acceso de administración: Desde la propia página de Office365 podemos acceder al panel de administración del correo que nos permite la gestión de las licencias, usuarios, grupos y dominio que tengamos contratados.
• Tolerancia a fallos: Microsoft tiene replicados sus servidores de Office365 por lo que no tendremos que preocuparnos por las caídas.
• Mantenimiento del correo de los usuarios de forma sencilla: si usamos outlook en local, al tener licencias de Exchange Server, el correo de los usuarios se almacena en el servidor y no en un archivo .pst. Esto libera mucho el espacio en la máquina del usuario y facilita que si el usuario cambia de equipo o su equipo falla por alguna razón, podamos recuperar el correo directamente el servidor con solo volver a configurar su cuenta simplemente.

Conclusiones

Por todo lo mencionado anteriormente es una gran opción a valorar en caso de que necesitemos correo en nuestra empresa o bien en caso de que nuestro servidor esté obsoleto y necesitemos un cambio.

Se que al ser herramientas de Microsoft algunos pensaran que no son válidas. Pero nuestra empresa lleva más de un año trabajando con estas herramientas y he de deciros que nuestra experiencia es más que buena, nos ha liberado de trabajo a la vez que tenemos mayor seguridad con el tema del correo.

Probad y nos comentáis experiencias y sensaciones.

Saludos curiosos.