Trabajando con OFFICE 365 y Exchange Server: Ampliar cuota de reglas de usario de correo

Como ya comentamos anteriormente, recientemente hemos implementado en nuestra corporación Office 365 para el uso gestión del correo corporativo.

Actualmente estamos en un proceso de cambio de licencias de algunos usuarios. Puesto que tenían cuentas de correo POP y las estamos migrando a Exchange Online por las ventajas que este ofrece y que podéis consultar en esta entrada anterior.

Al realizar estás tareas hemos detectado el siguiente error:

Error: "No se pueden cargar una o más reglas a Microsoft Exchange y se han desactivado. Puede que no se reconozcan los parámetros o que no haya suficiente espacio para almacenar las reglas."

Esto ocurre al activar o crear una nueva regla de correo.

Las reglas de correo son tareas automáticas que se pueden establecer para los elementos del correo.
Entre las tareas que se pueden especificar están tales como hacer que cuando llegue un correo de un determinado remitente vaya a una carpeta específica o bien borrar todos los mensajes de más de un año que estén dentro de una carpeta, etc.

En nuestro caso el usuario tenía alrededor de 100 reglas establecidas para su correo.
Debido a que anteriormente la cuenta POP almacenaba los datos de correo en un fichero .pst en el equipo local, no existe ningún tipo de restricción en las cuotas de almacenaje para las reglas.
Pero en Exchange están limitadas a 64 kb de almacenaje para las reglas.

Para solucionar dicho error lo que tenemos que hacer es ampliar la cuota para reglas en el servidor de Exchange. Veamos cómo.

Aumentar cuota para reglas en Office365

Lo primero que debemos tener es Windows PowerShell instalado en nuestro equipo para ejecutar los comandos. En este tutorial tenéis cómo poder instalarlo y configurarlo.

Veamos los pasos a seguir:

1. Abrimos Windows PowerShell como administrador y ejecutamos el siguiente comando para eliminar:

• Set-ExecutionPolicy unrestricted

2. Ahora usamos el siguiente script para la conexión con Exchange Server y para el acceso a los comandos del servidor de Office365. Recordad que hay que usar una cuenta con privilegios de administrador para realizar esta tarea. Podeis copiar y pegar si os resulta más sencillo:

• Import-Module MSOnline
• $O365Cred = Get-Credential 
• $O365Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell -Credential $O365Cred -Authentication Basic -AllowRedirection 
• Import-PSSession $O365Session 
• Connect-MsolService –Credential $O365Cred

3. Una vez que ya tenemos una sesión abierta en el servidor introducimos el siguiente comando para aumentar la cuota de reglas a 256 kb (que es el máximo permitido) para un usuario específico:

• Set-Mailbox usuario@dominio.com -RulesQuota 256kb

Con esto ya tendríamos ampliada la cuota del usuario y ya no tendríamos el error que nos dio anteriormente.

Comandos opcionales

1. Con el siguiente comando podemos ampliar la cuota de reglas para todos los usuarios a 256 kb:

• Get-Mailbox | Set-Mailbox –RulesQuota 256kb

2. Con este comando podemos comprobar las cuotas que tienen asignadas cada usuario del sistema de correo:

• Get-Mailbox | FL DisplayName,RulesQuota

Saludos curiosos.

Trabajando con OfficeE 365 y Exchange Server: Qué son y por qué escogerlos

El correo electrónico es algo que hoy día se ha convertido en herramienta de trabajo básica para cualquier usuario de cualquier empresa.
Todos nosotros pasamos cierto tiempo leyendo y contestando correos, correos que a veces pueden contener archivos adjuntos.
Por estos motivos hoy día es indispensable contar con un servidor de correo corporativo, pero esto tiene sus desventajas:

Inconvenientes de tener un servidor de correo propio

• Poca tolerancia a fallos: A no ser que se tenga un segundo servidor de correo en espejo (lo cual suele ser muy poco habitual), solo suele haber un servidor en la empresa por lo que si por alguna razón hay un caída se deja de tener servicio hasta que el servidor se restablezca.
• Coste de instalación y mantenimiento: Debido a las necesidades de este servidor, será necesario tener una máquina dedicada a dicho servicio. Esta puede ser física o virtual, pero ya es necesario de al menos un servidor en un pequeño o gran CPD, con el consecuente gasto que esta instalación conlleva. Y todo esto sin contar el gasto de tiempo en mantenimientos y actualizaciones del servidor, además de tener personal cualificado para su supervisión.

Debido a esto se nos presenta una nueva opción a los servidores propios: Office 365 de Microsoft.

¿Qué es Office365?

Todos conocemos la suite ofimática Office de Microsoft (Word, Excel, Access, Outlook, InfoPath, OneNote, etc.), pues Office 365 no es más que esa suite ofimática pero completamente online.

¿Y entonces que tiene que ver esto con el servidor de correo? Aquí es donde entra Microsoft Exchange Server.

¿Qué es Exchange Server?

Exchange es un servidor de comunicación basado en el correo electrónico de colaboración empresarial. Las licencias de Exchange se pueden adquirir en Microsoft y sus distribuidores.

Un servidor Exchange se puede implementar a nivel local o usando una licencia para usar Office 365, y esta última opción es nuestro caso.

¿Por qué usar Office365 con licencias de Exchange Server?

La respuesta a esta pregunta es sencilla: por versatilidad y bajo coste.

¿Bajo coste? Así es, las licencias de Exchange Online tienen un coste de 4,13€ a día de hoy, y duran 1 año.

¿Versatilidad? Sí puesto que con esto no es necesario tener office con outlook instalado en el equipo puesto que se puede consultar desde la web online de Office365 que podéis consultar aquí. Aunque comentaros que el outlook en la máquina local tiene más herramientas que la versión online, aunque esta última la están actualizando con mayor contenido cada vez.

Si contratamos esta opción podremos tener lo siguiente:

• Dominio propio para la empresa: Esto suele tener un coste adicional que va desde los 20-50€ anuales aunque si ya disponemos de uno propio, desde Microsoft nos lo pueden implementar en Office 365.
• Tantos usuarios como queramos: A un coste de 4.13€/año por licencia.
• Acceso online total: Acceso completo a outlook online para la consulta, gestión y envío de correos.
• Acceso de administración: Desde la propia página de Office365 podemos acceder al panel de administración del correo que nos permite la gestión de las licencias, usuarios, grupos y dominio que tengamos contratados.
• Tolerancia a fallos: Microsoft tiene replicados sus servidores de Office365 por lo que no tendremos que preocuparnos por las caídas.
• Mantenimiento del correo de los usuarios de forma sencilla: si usamos outlook en local, al tener licencias de Exchange Server, el correo de los usuarios se almacena en el servidor y no en un archivo .pst. Esto libera mucho el espacio en la máquina del usuario y facilita que si el usuario cambia de equipo o su equipo falla por alguna razón, podamos recuperar el correo directamente el servidor con solo volver a configurar su cuenta simplemente.

Conclusiones

Por todo lo mencionado anteriormente es una gran opción a valorar en caso de que necesitemos correo en nuestra empresa o bien en caso de que nuestro servidor esté obsoleto y necesitemos un cambio.

Se que al ser herramientas de Microsoft algunos pensaran que no son válidas. Pero nuestra empresa lleva más de un año trabajando con estas herramientas y he de deciros que nuestra experiencia es más que buena, nos ha liberado de trabajo a la vez que tenemos mayor seguridad con el tema del correo.

Probad y nos comentáis experiencias y sensaciones.

Saludos curiosos.